Il est fort de constater qu’après avoir déposé un ou des message(s) à vos délégués et espérant une réponse diligente en un temps record, ceux-ci tardent à vous revenir. Ces réponses prennent des heures, des jours, voire des semaines ou plus avant de vous parvenir.
Voici quelques conseils pour avoir une réponse rapide de vos délégués (DG) !
Sachez bien que vos délégués sont envahis dans leurs box et répondent généralement de l’ancien au message récent. Pour vous donner une idée, pour deux jours par exemple sans se connecter, un délégué ordinaire peut enregistrer plus de soixante-dix discussions et non messages, voire trois cents et plus.
1- Pas de notes vocales
La majorité des délégués n’aiment pas des messages vocaux. Écrivez, si nécessaire, faites une note vocale d’au plus 10 secondes !
2- Présentez vous ainsi que vos soucis en même temps et avec précision !
Évitez de déposer une simple salutation à l’instar des :
- “cc”
- “slt”
- “bsr”, etc.
En plus de la salutation, présentez-vous et précisez vos problèmes (voulez-vous intégrer un groupe) ? (Quelle année) ?
Au cas échéant, clarifiez lui que c’est juste une salutation !
3- Attirez son attention avec les émojis au début de votre dernier message (⭕️♨️⛔️‼️🔺)
4- Déposez vos requêtes sans permission
“C’est notre Job…”
Ne demandez pas de permission à votre DG avant de lui poser vos inquiétudes !
5- Cherchez les informations dans les groupes avant de passer inbox
Évitez de poser les mêmes questions ! Évitez de bourrer les plateformes avec des messages inutiles, cela risque de cacher les informations passées par les DG. Souvent les délégués ne reprennent pas les mêmes informations inbox.
6- Évitez des injures
Gardez votre sang froid, quel que soit votre problème, n’insultez pas votre délégué !
7- Évitez de confier des “missions impossibles” aux DG
- Inscription mal faite
- Délai de réclamation raté
- Vous avez Oublié de remplir vos informations sur le rabat à l’examen
- Vous avez raté une épreuve d’examen
- Vous n’avez pas respecté la police des examens, vous avez été pris, etc.
Les délégués peuvent “parfois” vous aider. Mais il faut avoir à l’esprit que ça ne marche pas à tous les coups.
8- Évitez de confier des “missions délicates” aux DG
- Vous faire une réclamation
- Vous faire un dépôt
- Récupérer votre carte
- Récupérer votre relevé
- Vous informer à titre personnel
les délégués peuvent oublier donc, consultez de temps en temps vos plateformes vous-même. “Je me rappelle qu’un étudiant avait frappé à la porte de notre chef de département pendant une nuit. Et a demandé à la femme de ce dernier, de dire au chef, de lui retirer son relevé à l’UL qu’il passera le récupérer plus tard à la maison.”
Ces services ne sont pas certes impossibles, mais délicats et peuvent vous porter préjudice. Il est préférable de le faire vous-même.
9- Écrivez et appelez pendant la journée et à des heures raisonnables
10- Appelez ou laissez un SMS
Si vous êtes dans le besoin urgent, et que vos délégués ne sont pas connectés, appelez-le et dites-lui de faire un effort de lire vos messages sur WhatsApp. Si possible, faites-lui un forfait internet. Lol !
11- Écrivez avec un registre courant, de telle sorte qu’on puisse déchiffrer
Dans vos propos, soyez Claire, précis et concis !
Le DG, pour cela, pourrait vous considérer comme :
- Un haut cadre
- Un Enseignant chercheur
- Un personnel administratif
- Un professionnel
NB1 : Chaque délégué a ses préférences. De ce fait, essayez de connaitre vos délégués davantage !
NB2 : Lorsque les délégués se connectent, ils essaient de voir en premier les messages de
- Leurs doyens de faculté
- Chef de département
- Directeur d’école, Institut
- Parents (Famille)
- Délégués généraux, avant de voir les messages des étudiants.
NB3 : tout ceci peut être valable à l’endroit des autorités :
- Directeurs
- Professeurs
- Proviseurs
- Maires
- Honorables, etc.
Donc soyez patient ! Merci pour votre attention !
Proposé par l’ex-Délégué Général du département de Géographie, Kodjo Moïse Emmanuel AHONTO.
